Hva er endringsledelse? Roller, faser og de vanligste modellene
En endring er ikke gjennomført bare fordi løsningen er levert. Folk må forstå hvorfor noe skal bli annerledes, vite hva som forventes av dem og klare å jobbe på den nye måten. Ser du etter et endringsledelse kurs, er dette nettopp noe av det du bør lære: hvordan du jobber strukturert med menneskesiden av endring.
Hva er endringsledelse?
Endringsledelse er arbeidet med å forberede, involvere og støtte mennesker når noe i virksomheten skal endres.
Det er lett å redusere dette til kommunikasjon: informere om at noe nytt kommer, lage en presentasjon og sende noen e-poster. Men endringsledelse favner langt bredere.
Man må forstå hvem som blir berørt, hvordan arbeidshverdagen deres endres, hvor organisasjonen er klar for endringen og hvor det kan oppstå motstand.
Et prosjekt kan levere akkurat det som var avtalt uten at virksomheten nødvendigvis får den effekten man ønsket.
Endringsledelse og prosjektledelse er ikke det samme
Prosjektledelse og endringsledelse overlapper ofte, men de løser ikke helt den samme oppgaven.
Prosjektledelsen har gjerne ansvar for at en løsning utvikles og leveres. Endringsledelsen retter mer oppmerksomhet mot hva løsningen betyr for organisasjonen og menneskene som skal bruke den.
Tenk på innføring av et nytt saksbehandlingssystem. Prosjektet kan være ferdig når systemet fungerer, dataene er migrert og løsningen er satt i produksjon.
Virksomheten er ikke nødvendigvis ferdig med endringen av den grunn. Prosjektet leverer løsningen som gjør endringen mulig, men selve endringen skjer først når menneskene som berøres tar løsningen i bruk og begynner å jobbe på en ny måte. Først da kan virksomheten få de ønskede effektene.
Hvilke roller finnes i endringsledelse?
Endringsledelse er sjelden jobben til én person. Flere roller må fungere sammen, og ansvaret ser forskjellig ut avhengig av hvor du står i organisasjonen.
Sponsor
En sponsor er normalt en leder med myndighet til å støtte og legitimere endringen. Sponsoren må være synlig, forklare hvorfor endringen er nødvendig og sørge for støtte blant andre ledere.
Endringsleder
Endringslederen gir struktur til selve endringsarbeidet. Det kan innebære analyse, involvering, kommunikasjon, risiko og støtte til ledere.
Linjeleder
Nærmeste leder står tett på medarbeiderne og må kunne forklare, lytte og følge opp når nye arbeidsmåter skal tas i bruk.
Prosjektleder
Prosjektlederen har ansvar for løsningen som skal leveres, men må samtidig forstå hvordan fremdrift og endringer i prosjektet påvirker menneskene som berøres.
Medarbeiderne
Endringen skjer først når menneskene som berøres faktisk begynner å jobbe annerledes. Erfaringene og reaksjonene deres er derfor en del av selve endringsarbeidet.
Hvilke faser går man gjennom i endringsledelse?
Det finnes flere modeller for endringsledelse, og de deler inn arbeidet på ulike måter. Holte Academys endringsledelse kurs tar utgangspunkt i ACMP Standard for Change Management.
Her arbeider deltakerne gjennom fem sentrale områder.
Fem områder i ACMP-standarden
Vurdere endringens påvirkning og organisasjonens beredskap
Utforme strategi for endringsledelsen
Utvikle planen for endringsledelse
Gjennomføre endringsplanen
Avslutte endringsarbeidet og følge opp resultatene
1. Vurdere påvirkning og beredskap
Før man lager store planer bør man forstå hva slags endring man faktisk står overfor. Hvem berøres? Hvor omfattende blir endringen? Hvilke deler av organisasjonen er klare, og hvor finnes det større risiko?
2. Utforme strategi
Når omfang og påvirkning er forstått, må man bestemme hvordan endringen skal håndteres. Her kommer blant annet organisering, involvering, ansvar, kommunikasjon og støtte fra ledelsen inn.
3. Utvikle planen
Strategien må bli konkret. Hvem skal involveres? Hvilken kommunikasjon trengs? Når skal opplæring gjennomføres? Hvordan skal motstand håndteres?
4. Gjennomføre endringsplanen
Kommunikasjon gjennomføres, ledere involveres, medarbeidere får støtte og nye arbeidsmåter tas i bruk. Dette er også tidspunktet der man ser hvor planen ikke traff helt.
5. Avslutte og følge opp
En endring er ikke ferdig bare fordi prosjektet er avsluttet. Man må undersøke om den nye arbeidsmåten faktisk er tatt i bruk og hvem som skal følge opp når prosjektorganisasjonen forsvinner.
De vanligste modellene for endringsledelse
Det finnes ikke én modell som passer til alle endringer. De kan hjelpe oss å forstå og håndtere ulike aspekter av endringsprosessen, og kan kombineres.
Noen gir struktur til selve endringsarbeidet. Andre ser nærmere på hva som skjer med menneskene som skal gjennom endringen.
Rammeverk
ACMP Standard for Change Management
ACMP er en standard for endringsledelse fremfor en enkelt modell. Standarden beskriver praksiser, prosesser og aktiviteter som kan brukes ved ulike typer organisatoriske endringer. Dette er også det faglige fundamentet for Holte Academys endringsledelse kurs.
Individuell endring
Prosci ADKAR
ADKAR ser først og fremst på hvordan enkeltmennesker beveger seg gjennom en endring.
- Awareness – forstå hvorfor endringen er nødvendig
- Desire – ønske å støtte endringen
- Knowledge – vite hvordan man skal endre seg
- Ability – klare å gjøre det i praksis
- Reinforcement – sørge for at endringen varer
Modellen er særlig nyttig når du prøver å forstå hvorfor mennesker eller grupper står fast.
Ledelse og mobilisering
Kotters modell for endring
John Kotters modell beskriver endring gjennom åtte trinn. Den legger blant annet vekt på å skape en opplevelse av nødvendighet, bygge en gruppe som driver endringen, utvikle retning, mobilisere mennesker og forankre nye arbeidsmåter.
Hvilken modell bør du bruke?
Skal du etablere en struktur for et større endringsinitiativ, kan ACMP gi et godt rammeverk rundt arbeidet. Prøver du å forstå hvorfor medarbeidere ikke tar i bruk en ny løsning, kan ADKAR være nyttig. Skal en ledergruppe mobilisere en større organisasjon rundt en strategisk endring, kan deler av Kotters modell være relevante.
Et rammeverk kan hjelpe deg med å stille bedre spørsmål. Det kan ikke svare på dem for deg.
Verdt å huske
Endringsledelse handler ikke om å få alle til å være positive. Det handler om å forstå hva endringen faktisk betyr for menneskene som berøres, og gjøre det mulig for dem å lykkes med den.
Hva med motstand mot endring?
Motstand blir ofte omtalt som noe man skal «håndtere». Det kan gi inntrykk av at problemet først og fremst ligger hos medarbeiderne.
Så enkelt er det sjelden. En medarbeider kan være skeptisk fordi endringen gjør jobben vanskeligere. En leder kan være negativ fordi ansvaret endres. Andre har kanskje sett flere lignende initiativer bli lansert og forsvinne igjen.
Noen ganger er motstand et problem. Andre ganger er den nyttig informasjon.
Når bør endringsledelsen starte?
Helst tidligere enn mange gjør. Endringsledelse blir fort koblet på når løsningen allerede er bestemt og noen innser at «vi må kommunisere dette». Da er mye allerede låst.
Når endringsarbeidet begynner tidligere, kan konsekvensene for mennesker og organisasjon tas med i vurderingene mens det fortsatt finnes handlingsrom.
Hvem trenger et endringsledelse kurs?
Et endringsledelse kurs kan være relevant for prosjektledere, ledere av endringsarbeid, linjeledere, HR, rådgivere, prosessledere og personer som jobber med organisasjonsutvikling.
Felles for dem er behovet for å forstå hvordan en endring kan planlegges og følges opp på en mer strukturert måte.