Hvordan lage en risikoanalyse – enkelt steg for steg
Hva er en risikoanalyse?
En risikoanalyse er en strukturert gjennomgang av forhold som kan påvirke prosjektet negativt – eller positivt. Hvis du vil forstå hvorfor dette er så viktig i praksis, kan du lese Fra risiko til kontroll: Derfor må du prioritere usikkerhetsstyring i prosjektet.
De fleste tenker først på trusler, slik som forsinkelser, budsjettsprekker eller manglende ressurser. Men en god analyse bør også se etter muligheter.
Målet er ikke å forutsi alt som kan skje. Målet er å ta bedre beslutninger og være bedre forberedt.
Når bør du lage en risikoanalyse?
Jo tidligere, jo bedre. En første risikoanalyse bør gjøres tidlig – helst allerede i oppstartsfasen. Men den bør ikke stoppe der. Risiko endrer seg underveis. Nye forhold dukker opp. Noe blir mindre viktig. Noe annet blir mer kritisk.
Derfor bør risikoanalysen oppdateres jevnlig – særlig når prosjektet går inn i en ny fase, når det skjer endringer, eller når dere ser tegn til at noe er i ferd med å utvikle seg i feil retning.
Steg 1: Bestem hva analysen skal dekke
Start med å avklare hva dere faktisk analyserer. Gjelder det hele prosjektet, en bestemt fase, en leveranse eller en beslutning som skal tas?
Dette er viktig fordi risiko alltid må vurderes opp mot noe konkret. Hvis rammene er uklare, blir analysen fort vag også.
Spør dere selv:
- Hva er målet?
- Hva skal leveres?
- Hvilke rammer jobber vi innenfor?
- Hva er det viktig å beskytte eller lykkes med?
Steg 2: Samle de riktige folkene
En risikoanalyse blir sjelden god hvis den lages av én person alene. Du får bedre kvalitet når flere ser prosjektet fra ulike vinkler.
Det betyr ikke at du trenger et stort møte med halve organisasjonen. Men du bør ha med folk som kjenner prosjektet, fagområdet, avhengigheter, interessenter og gjennomføringen.
Ofte holder det med en liten gruppe som gir ulike perspektiver:
- Prosjektleder
- Fagressurser
- Personer med ansvar for økonomi, fremdrift eller kvalitet
- Eventuelt kunde- eller brukerrepresentant
Steg 3: Finn fram til hva som kan skje
Nå begynner selve arbeidet. Her handler det om å identifisere forhold som kan påvirke prosjektet.
Tenk bredt. Se på tid, kostnad, kvalitet, kapasitet, teknologi, leverandører, organisasjon, beslutninger og eksterne forhold. Det kan også være lurt å se på tidligere prosjekter og spørre: Hva gikk galt sist? Hva overså vi?
Formuler risikoene så konkret som mulig. Ikke skriv bare «ressursmangel» eller «dårlig kommunikasjon». Beskriv heller hva som faktisk kan skje, og hva det kan føre til.
For eksempel: «Prosjektet kan miste nøkkelkompetanse i gjennomføringsfasen, noe som kan føre til forsinkelser og økte kostnader.»
Da blir det langt lettere å vurdere og følge opp senere.
Steg 4: Vurder sannsynlighet og konsekvens
Når dere har en liste over risikoer, må dere vurdere hvor alvorlige de er. Det vanligste er å se på to ting:
- Hvor sannsynlig er det at noe skjer?
- Hvor stor konsekvens vil det få hvis det skjer?
Noen bruker en enkel skala fra 1 til 5. Andre bruker lav, middels og høy. Det viktigste er ikke hvilken modell dere velger, men at dere bruker den konsekvent.
Her er det lett å havne i lange diskusjoner. Prøv å være praktisk. Dere trenger ikke treffe perfekt – dere trenger en vurdering som er god nok til å prioritere.
Steg 5: Prioriter det som betyr mest
Ikke alle risikoer er like viktige. Noen kan dere leve med. Andre må dere ta tak i med en gang.
Når dere kombinerer sannsynlighet og konsekvens, ser dere raskt hvilke risikoer som bør få mest oppmerksomhet. Det er disse dere bør bruke tid på først.
Dette steget er avgjørende. Mange risikoanalyser blir for omfattende fordi alt havner på samme liste uten tydelig prioritering – og da skjer det ofte lite etterpå.
Steg 6: Bestem tiltak
En risikoanalyse har liten verdi hvis den stopper ved identifisering og vurdering. Nå må dere bli enige om hva som faktisk skal gjøres.
Typiske tiltak kan være å:
- Redusere sannsynligheten
- Redusere konsekvensen
- Overvåke risikoen tett
- Lage en beredskapsplan
- Avklare ansvar eller beslutninger tidligere
Tiltakene bør være konkrete. Skriv hva som skal gjøres, hvem som har ansvar, og når det skal følges opp. Hvis ikke blir det fort bare gode intensjoner.
Steg 7: Sett eierskap og følg opp
Dette er ofte steget der mange prosjekter svikter. Risikoene er identifisert. Tiltakene er skrevet ned. Men ingen følger dem opp.
Derfor må hver viktig risiko ha en tydelig ansvarlig – noen som eier oppfølgingen, selv om flere bidrar. I tillegg bør risikoanalysen være en fast del av prosjektstyringen. Gå gjennom den i prosjektmøter, ved faseoverganger og når det skjer endringer.
En risikoanalyse er ikke et dokument du lager én gang og legger bort. Den skal brukes.
Et enkelt eksempel
Tenk deg et prosjekt som skal innføre et nytt system.
En risiko kan være at nøkkelpersoner i driften ikke får satt av nok tid til testing. Konsekvensen kan bli feil ved oppstart og behov for ekstraarbeid i etterkant.
Vurderingen kan se slik ut:
- Sannsynlighet: Middels
- Konsekvens: Høy
- Tiltak: Avklare ressursbehov tidlig, sikre forankring hos linjeleder og sette av testvinduer i kalenderen
- Ansvarlig: Prosjektleder i samarbeid med driftsleder
Det trenger ikke være mer komplisert enn det.
Vanlige feil i risikoarbeidet
Noen feil går igjen:
- For generelle formuleringer. Hvis beskrivelsene er uklare, blir det vanskelig å vite hva som faktisk skal følges opp.
- Analysen lages for sent. Da blir den mer en etterpåklok øvelse enn et styringsverktøy.
- Man ser bare etter problemer. En god risikoanalyse fanger også opp muligheter – positive avvik som kan utnyttes.
- Analysen brukes ikke etter at den er laget. Dette er kanskje den vanligste feilen av dem alle.
- En enkel mal du kan ta utgangspunkt i
Hvis du vil holde det enkelt, kan du sette opp en tabell med disse kolonnene:
| Risiko | Årsak | Konsekvens | Sannsynlighet | Konsekvensgrad | Prioritet | Tiltak | Ansvarlig | Frist | Status |
Det er ofte mer enn nok for de fleste prosjekter.
Risikoanalyse trenger ikke være komplisert
Det viktigste er ikke å lage den mest avanserte modellen. Det viktigste er å få fram det som faktisk kan påvirke prosjektet – og bruke det aktivt i styringen.
En god risikoanalyse gjør det lettere å se hva som krever oppmerksomhet, hva dere bør gjøre nå, og hva dere må følge med på videre. Det gir bedre beslutninger – og ofte også roligere prosjekter.
Jobber dere strukturert med risikoanalyse fra starten av, står dere som regel langt sterkere når ting endrer seg underveis. For det gjør de nesten alltid.
Vil du lære mer?
Hos Holte Academy tilbyr vi kurs i 1 dagskurs usikkerhetsstyring, for deg som ønsker å jobbe mer systematisk med risiko i prosjekter. Du får praktiske verktøy, gode rammer og trening i å bruke metodikken i virkelige situasjoner.