Prosjektplan FAQ – vanlige spørsmål og svar
En god prosjektplan kan være forskjellen på et prosjekt med kontroll og et prosjekt som stadig må slukke branner underveis. Likevel er det mange som er usikre på hva en prosjektplan faktisk bør inneholde, hvor detaljert den må være og hvordan den brukes i praksis.
Her får du svar på noen av de vanligste spørsmålene om planlegging av prosjekter.
Hva er en prosjektplan?
Det er et styringsdokument som beskriver hvordan prosjektet skal gjennomføres.
Den skal blant annet gi oversikt over:
- mål
- leveranser
- omfang
- aktiviteter
- ansvar
- fremdrift
- ressursbruk
- risiko
- budsjett
Kort sagt handler prosjektplanlegging om å skape felles forståelse for hva som skal gjøres, hvem som gjør hva og hvordan prosjektet skal styres fra start til slutt.
Hvorfor er en god plan viktig?
Mange prosjekter får problemer fordi forventningene er uklare.
En god gjennomføringsplan gjør det lettere å:
- prioritere riktig
- følge opp fremdrift
- redusere misforståelser
- oppdage risiko tidlig
- holde kontroll på tid og kostnader
En god plan for prosjektgjennomføringprosjektplan gjør det også enklere å ta beslutninger når prosjektet møter endringer underveis.
Hva bør en prosjektplan inneholde?
Det finnes ikke én fasit som passer alle prosjekter, men de fleste prosjektstyringsplaner bør inneholde:
- prosjektmål
- leveranser, omfang og avgrensninger
- kvalitet og prioriteringer
- roller og ansvar
- tidsplan og milepæler
- ressursplan
- budsjett
- risiko og usikkerhet
- kommunikasjonsplan
- gevinstmål
Jo større og mer komplekst prosjektet er, desto viktigere blir det å beskrive dette tydelig.
Hvor detaljert bør en prosjektplan være?
En vanlig feil er å gjøre planen enten for detaljert eller for overordnet.
Hvis planen blir for detaljert tidlig, bruker man ofte mye tid på ting som senere endrer seg uansett. Hvis planen blir for generell, mister den verdi som styringsverktøy.
En god tommelfingerregel er at prosjektplanen skal være detaljert nok til at teamet vet:
- hva som skal leveres/ produseres
- hvem som har ansvar
- hva som er viktigst akkurat nå
Når bør planen lages?
Planleggingen av prosjektet starter naturlig nok før prosjektet settes i gang.
Det betyr ikke at alt må være ferdig planlagt fra dag én, men prosjektet bør ha:
- tydelig mål
- definert ansvar
- realistisk fremdriftsplan
- avklart omfang evt. omfang med prioriteringer
Mange prosjekter taper tid senere fordi man startet for raskt uten gode avklaringer.
Må planen oppdateres underveis?
Ja. En prosjektplan er ikke et dokument som lages én gang og deretter glemmes.
Prosjekter endrer seg nesten alltid underveis. Nye behov dukker opp, prioriteringer endres og risikoer utvikler seg.
Derfor bør prosjektplanen brukes aktivt gjennom hele prosjektet.
Hvis planen aldri oppdateres, mister den verdi ganske raskt.
Hvem har ansvar for prosjektplanen?
Prosjektleder har normalt ansvar for å utarbeide og følge opp planen.
Samtidig bør planlegging av et prosjekt aldri være et soloarbeid.
Prosjekteier, fagressurser og prosjektdeltakere sitter ofte på viktig informasjon om:
- risiko
- avhengigheter
- ressursbehov
- realistiske tidsestimater
De beste planene lages derfor i samarbeid med teamet.
Hva er forskjellen på prosjektplan og fremdriftsplan?
Dette blandes ofte sammen.
En fremdriftsplan viser hovedsakelig leveranser, aktiviteter, milepæler og tidslinjer.
En prosjektplan er bredere og inkluderer også:
- ansvar
- risiko
- budsjett
- organisering
- kommunikasjon
- styring
Fremdriftsplanen er derfor vanligvis bare én del av prosjektplanen.
Hvilke verktøy brukes til planlegging?
Det finnes mange ulike verktøy for planlegging av prosjekter.
Noen bruker:
- Excel
- Microsoft Project
- Planner
- Jira
- Trello
- Smartsheet
Men verktøyet er sjelden det viktigste.
En enkel og oppdatert plan er ofte mer verdifull enn et avansert system ingen bruker aktivt.
Hva er de vanligste feilene i planlegging?
Noen klassiske utfordringer går igjen i mange prosjekter:
- uklare mål
- for optimistiske tidsplaner
- manglende rolleavklaring
- for lite involvering fra teamet
- Plandokumentet blir ikke oppdatert
- undervurdering av risiko
Mange prosjekter får også problemer fordi prosjektplanlegging behandles som en engangsaktivitet i stedet for en kontinuerlig prosess.
Vil du lære mer? Da bør du bli med på kurs:
1-dagskurs Planlegging og oppfølging i prosjekter
Les også: