Slik organiseres roller og ansvar i prosjekter
Uansett om prosjektet er stort eller lite, må prosjektorganisasjonen være godt sammensatt og veldefinert fra første stund. Da blir det mye enklere sammen å styre prosjektet frem til suksess.
Skal dere i gang med et prosjekt? Selv om dere alle setter ut med samme mål, er dere en midlertidig sammensatt gruppe mennesker som kjenner hverandre mer eller mindre godt. Det er alltid viktig å få med seg kompetente personer, men vel så viktig er det at alle vet akkurat hva deres rolle er i akkurat dette prosjektet.
Disse rollene bør fylles
Størrelsen på prosjektet har ikke noe å si – det er to roller som alltid bør fylles. Disse essensielle rollene er prosjekteier og prosjektleder, og samme person skal ikke inneha begge disse. Prosjekteieren er den som skal se på det store bildet, som skal se fremover, mens prosjektlederen er den som skal se på detaljene, på det som skjer nå.
Øvrige roller fylles avhengig av prosjektets størrelse og innhold, men noen viktige aktører er: virksomhetsledelse, gevinstansvarlig, prosjektstyre, referansegruppe og prosjektdeltakere. Husk også at det kan være behov for ulik nøkkelkompetanse i de ulike fasene av et prosjekt, så enkelte deltakere vil falle fra, mens andre kommer til etter som prosjektet beveger seg fremover.
For hver rolle bør det finnes en god beskrivelse av ansvar, forventninger, myndighet og handlingsrom, og det er spesielt viktig at det kommer tydelig frem hvor grensen går mellom prosjekteier og prosjektleder. Hvis det er uklarheter her, kan det føre til gnisninger, forsinkelser og feil i prosjektet. Det er prosjekteiers ansvar å sørge for at alle som skal delta i prosjektet, kjenner sitt ansvarsområde, og alltid vet hvor de skal henvende seg hvis de har spørsmål.
I denne artikkelen skal vi se på følgende roller i prosjektorganisering:
- virksomhetsledelse
- prosjekteier
- prosjektstyre
- gevinstansvarlig
- prosjektleder
- referansegruppe
- prosjektdeltakere
Dette er prosjekteiers ansvar
Prosjekteieren er den som setter prosjektet i gang. I større bedrifter er det naturlig at det er virksomhetsledelsen som utpeker en prosjekteier. Det kan gjerne være en avdelingsdirektør i den mest fagrelevante avdelingen. Virksomhetsledelsen er den overordnede ledelsen. Det er dette organet som finansierer prosjektet, og det er de som skal avgjøre om prosjektet er en suksess.
Prosjekteieren er ansvarlig for at prosjektet har et mål, og for at dere sammen kommer dit. Dette er personen som skal definere «hva» og «hvorfor» for prosjektet. Prosjekteieren utnevner det eventuelle prosjektstyret, samler deltakerne om gevinstarbeidet, og sørger for at prosjektet styres etter beste praksis.
Med øye for gevinster
Hvis prosjekteieren ikke oppnevner en egen gevinstansvarlig, er det prosjekteier selv som må ta dette ansvaret. Han må da sørge for at prosjektet realiserer de planlagte og ønskede gevinstene. Enten prosjekteier tar ansvaret selv eller utnevner en egen gevinstansvarlig, kan det være lurt å utnevne gevinsteiere i de ulike delene av virksomheten på større prosjekter. Disse vil fungere som en forlenget arm og lokale støttespillere ute i virksomheten.
Dette er prosjektleders ansvar
Prosjektlederen er nettopp den som leder prosjektet. Denne personen har ansvar for å planlegge arbeidet, delegere oppgaver, ha tilsyn med aktiviteter og deltakere, og styre alle aspektene ved prosjektet. Kort sagt er det prosjektlederen som skal definere «hvordan» og «hvem». En av prosjektlederens viktigste oppgaver er å motivere de andre involverte til å bidra, slik at de sammen kan nå prosjektets mål innenfor de gitte tids- og budsjettrammene.
Godt samspill er essensielt
Tidligere har vi nevnt at det må være tydelig hvor grensen går mellom prosjekteiers og prosjektleders ansvar, men det er minst like viktig at disse to rollene har et godt samspill. I starten av prosjektet kan de gjerne ta en forventningsavklaring sammen, ikke bare for å trekke opp grenser og fordele ansvar, men for å starte en dialog som bør løpe helt til prosjektet er avsluttet. Det er prosjekteiers ansvar å være tilgjengelig, men prosjektleders ansvar å holde dialogen i gang.
Sammensatte prosjekter krever et prosjektstyre
Prosjekteier kan velge å utnevne et prosjektstyre, som du også vil se omtalt som styringsgruppe. Prosjektstyrer er spesielt gunstige i store og sammensatte prosjekter, eller når prosjektet bør forankres i flere deler av virksomheten.
Ideelt sett er styringsgruppen av moderat størrelse, og medlemmene representerer alle de tre prosjekteierperspektivene: virksomhetsledelse, brukere og leverandør. Prosjektstyrets forpliktelser og ansvar overlapper i stor grad med prosjekteiers, med det er prosjekteier som er leder for styret, og de resterende medlemmene skal fungere som et støtteorgan for prosjekteier. Dessuten har hvert enkelt medlem av styringsgruppen ansvar for at deres del av virksomheten prioriterer prosjektet.
… og kanskje også en referansegruppe
Mens styringsgruppen har utøvende makt, skal en referansegruppe fungere som et rådgivende organ for prosjekteier og prosjektstyret. I likhet med styringsgrupper er referansegrupper spesielt verdifulle når man jobber med komplekse prosjekter. Deltakerne i referansegruppen bør ha en solid faglig bakgrunn, slik at de kan vurdere om arbeidet som gjøres, er relevant, faglig forankret og riktig prioritert.
Allsidige prosjektdeltakere
Prosjektdeltakerne er de som aktivt jobber med prosjektet – de som utfører oppgavene. Deltakerne kan jobbe på hele eller deler av prosjektet, være interne eller eksterne, og jobbe fulltid eller deltid. En enkelt person kan ha ulike roller og ansvarsområder i ulike prosjekter, men generelt sett skal de bidra med sin fagkompetanse for å bevege prosjektet fremover. Det er ikke prosjektdeltakernes ansvar å kjempe for særinteresser fra den delen av virksomheten de kommer fra, eller fra sitt eget fagområde.
Hvor mange og hvilke typer deltakere man trenger, avhenger av prosjektet. Eksempler på oppgaver for prosjektdeltakere kan være å bidra til de overordnende målene, skape et produkt eller en vare, gi ekspertråd, dokumentere prosesser eller rapportere status.
Vel blåst!
Når prosjektet er ferdigstilt, skal det leveres til linjeorganisasjonen, den basen hvor prosjektet hadde sitt utgangspunkt. Dette kan enten være en ekstern virksomhet eller en del av den interne virksomheten. Det er oftest linjeorganisasjonens ansvar å sørge for at ansatte får opplæring i nye verktøy, at arbeidsprosesser blir etablert eller oppdatert, og at den nye varen eller tjenesten blir løpende oppdatert på bakgrunn av erfaringer med bruk i riktig kontekst.
Og dermed står dere fri til å starte på et nytt prosjekt.
Ønsker du å bli prosjektleder?
Vi tilbyr grunnleggende opplæring i prosjektfaget og sertifiseringskurs: