Personopplysninger defineres som enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar enkeltperson. Dette kan være navn, adresse, telefonnummer, e-post adresse, IP-adresse og kjøps- og adferds historikk med mer.

Denne personvernerklæringen forteller om når, hvorfor og hvordan Holte Academy AS samler inn personopplysninger, i hvilke anledninger vi kan videreformidle disse til andre, hvordan vi bruker disse og ivaretar opplysningenes sikkerhet.

Personvernerklæringen gjelder bruken av våre produkter og tjenester og aktiviteter knyttet til salg, markedsføring, kursadministrasjon og oppfyllelse av kundeavtaler, herunder nettsider, CRM-systemer, kursadministrasjonsløsninger, og øvrige digitale kanaler som benyttes i forbindelse med eksempelvis registering av informasjon gjennom webskjemaer.

Behandlingsansvarlig

Holte Academy AS, ved daglig leder Kerstin Wenzel, er behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

Formål med innhenting og behandling av personopplysninger

Opplysningene som innhentes om deg benyttes til tekniske, analytiske, lovpålagte og markedsførings- og kunderelaterte formål:

1) For å oppfylle avtaler med kunder og våre brukere, herunder å levere de tjenester som blir forespurt og for å administrere kunde- eller brukerforholdet

2) For å kunne forbedre nettsidens funksjonalitet, brukeropplevelse og innhold, samler og analyserer vi data om hvordan nettsiden brukes.

3) For å kunne gi deg relevante tilbud, tilpasset innhold i andre kanaler og annonsenettverk, som Facebook og Google, benytter vi informasjonskapsler utstedt av tredjepart.

4) For å kunne komme i kontakt med deg i forbindelse av tilbud eller markedsføring av våre produkter eller tjenester.

5) Overholdelse av lovbestemmelser. Vi behandler personopplysninger for å oppfylle våre lovfestede plikter i henhold til norsk lov. Dette kan være relatert til regnskap og dokumentasjon.

Rettslig grunnlag

Behandlingsgrunnlaget for formål 1) er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 b), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å oppfylle vår avtale med deg.

Behandlingsgrunnlaget for formål 2), 3) og 4) er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre våre tjenester og gi deg tilpasset innhold og markedsføring. Vi vil sende deg markedsføring om våre tilsvarende varer og tjenester dersom vi har et eksisterende kundeforhold med deg. Hvis vi ikke har et eksisterende kundeforhold med deg, vil det rettslige grunnlaget for markedsføringen være ditt samtykke om du har gitt oss dette.

Behandlingsgrunnlaget for formål 5) er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 C), å behandle opplysninger for å oppfylle våre rettslige forpliktelser (som eksempelvis bokføringsloven).

Du kan når som helst trekke dine eventuelle samtykker tilbake. Du kan dessuten gi oss beskjed om at du ikke ønsker at vi bruker opplysninger om deg til profilering og heller velge å motta generell markedsføring og innhold.

Hvilke personopplysninger behandles?

For full oversikt over hvilke data og alle cookies vi behandler, se informasjon under «Hvem utleverer vi dine personopplysninger til?». Ellers er her eksempler på andre personopplysninger vi behandler:

• Navn/etternavn
• Adresse
• Postnummer
• Poststed
• Telefonnummer
• E-post
• Samtykker
• Formål
• Meldinger
• Kilde for henvendelse
• IP-adresser
• Bestillings- og betalingsopplysninger

I forbindelse med kursadministrasjon og gjennomføring av kurs med eksamener kan det også være relevant å innhente personopplysninger som fødselsdato og legitimasjon.

Hvordan samler vi inn personopplysninger?

Vi samler inn personopplysninger som:

  • du oppgir til oss for eksempel når du kjøper eller bestiller kurs hos oss, melder deg på et av våre arrangementer, abonnerer på våre nyhetsbrev, fyller ut et webskjema, eller kontakter oss per e-post eller telefon.
  • registreres automatisk når du bruker våre digitale kanaler.Når du er kunde eller bruker hos oss vil vi innhente personopplysninger om deg i hovedsak fra deg selv, blant annet i den grad dette er nødvendig for å overholde vår avtale med deg og det regelverk som gjelder.
    Når du bruker nettsiden vår, herunder selv fyller inn informasjon på vår nettleser eller i våre applikasjoner, vil vi behandle personopplysninger om deg. Når du besøker nettsiden vår registrerer vi også informasjon om deg og din aktivitet i en såkalt cookie eller informasjonskapsel, og i noen tilfeller IP-adressen din. En cookie er en liten tekstfil som lagres i internminnet til nettleseren din. Videre innhenter og lagrer vi opplysninger fra eventuelle bestillings- og kontaktskjemaer du selv fyller ut. Du kan lese mer om vår Cookie policy her.

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Det er frivillig og du har ingen plikt til å oppgi dine personopplysninger til oss. Men skal vi kunne håndtere deg som kunde eller bruker av våre tjenester, har vi behov for å innhente og lagre visse opplysninger om deg.
Første gang du besøker vår nettside vil du få muligheten til å godkjenne eller avvise bruken av ikke-nødvendige cookies/informasjonskapsler.

Hvem utleverer vi dine personopplysninger til?

Vi deler personopplysninger med andre selskap som utfører tjenester på våre vegne. Vi utleverer bare personopplysninger til:

• Databehandlere som arbeider som underleverandører for oss og behandler dine opplysninger på våre vegne. Slike underleverandører kan ikke bruke personopplysningene for noe annet formål enn å yte tjenesten som er avtalt med oss. Vi tar særlige forhåndsregler for å forsikre oss om at underleverandørene opptrer i samsvar med disse vilkårene og norsk personvernlovgivning, og særlig der databehandleren er lokalisert i et land utenfor Norge eller EU/EØS-området.

• I lovbestemte tilfeller, eksempelvis ved pålegg fra domstolene, politiet eller andre offentlige myndigheter, i henhold til strenge forhåndsdefinerte prosesser.

Vi benytter underleverandører for tjenester og systemer knyttet til markedsføring og sosiale medier, drift av nettsider, drift- og overvåkning av IT/server- løsning, systemer for regnskap, CRM-løsning og kursadministrasjon.

Dersom du er påmeldt et kurs eller arrangement hos oss, vil du få tilsendt praktisk informasjon fra oss per e-post. Avhengig av hvilket kurs eller arrangement du skal delta på, kan dine opplysninger også bli lagret i andre relevante systemer som vi administrerer. Vi utveksler kun informasjon som er relevant med hensyn til tjenesten systemet skal levere.

For å gi deg en bedre brukeropplevelse på nettsiden vår, samt relevant markedsføring i andre kanaler som Facebook og Google, benytter vi informasjonskapsler utstedt av tredjepart. Ved kampanjer kan vi i tilfeller også dele e-post eller telefonnummer med mediebyrået vårt, Semway Norge AS. Dette fordrer at vi har hentet inn samtykke på at det kan brukes til det formålet i forkant.

Nedenfor finner du en oversikt over alle tredjepartscookies / informasjonskapsler brukt på denne nettsiden, hvilke data de samler inn og formålet med dem.

 

Navn: Data som samles: Formål: Link til utvidet informasjon:
Google Analytics Anonym: annonsevisninger, analyse, nettleserinformasjon, cookiedata, dato/ klokkeslett, demografisk data, maskinvare/ programtype, internett-leverandør, interaksjonsdata, sidevisninger.

Ikke-anonym: IP-adresser, Unik enhet, søkehistorikk, lokasjonsbasert data.

 

Disse informasjonskapslene brukes til å hjelpe oss med å forstå hvordan besøkende samhandler med nettstedet vårt ved å gi informasjon om de besøkte områdene, tiden og eventuelle problemer som oppstod, for eksempel feilmeldinger. Dette hjelper oss med å forbedre ytelsen til våre nettsider. For mer informasjon, besøk Google Analytics Google
Doubleclick Anonym: annonsevisninger, analyse, nettleserinformasjon, cookiedata, demografisk data, maskinvare/ programvaretype, internett-leverandør, interaksjonsdata, sidevisninger.

Ikke-anonym: IP-adresser, Unik enhet, søkehistorikk, lokasjonsbasert data.

Disse informasjonskapslene brukes til å levere relevante annonser, samt forstå hvordan du engasjerer seg i våre digitale annonseringskampanjer. De tillater oss å forstå og evaluere klikk på annonsene våre, slik at vi kan forbedre kampanjer og nettsiden vår. Google
Facebook for developers Anonym: annonsevisninger, analyse, nettleserinformasjon, informasjonskapsler, dato/ klokkeslett, demografisk data, maskinvare/ programvaretype, internettleverandøren, interaksjonsdata, sidevisninger.

Ikke-anonym: Navn, Adresse, telefonnummer, e-post, innlogging, unik enhet.

Disse informasjonskapslene brukes til å levere relevante annonser, forstå hvordan du engasjerer seg i våre digitale annonseringskampanjer samt forstå hvordan du beveger deg mellom vår nettside og Facebook. De tillater oss å forstå og evaluere klikk på annonsene våre, slik at vi kan forbedre kampanjer og nettsiden vår. Facebook
Hubspot Anonym: Nettleserinformasjon, Demografi, Hardware/Software Type, Sidevisninger , domener

Ikke anonym: IP Adresse, lokasjon, klikkstrøm. navn , Adresse, telefonnummer, epsot, Login, finansiell informasjon

Disse informasjonskapslene samler inn informasjon om ditt atferdsmønster på nettsidene våre. Med denne informasjonen optimaliserer vi nettsiden, innhold og våre produkter så du skal få best mulig opplevelser både som bruker og kunde.

 

Hubspot
Drift Anonym: Nettleserinformasjon, Demografi, Hardware/Software Type, Sidevisninger , domener

Ikke anonym: IP adresse, EnhetsID

Disse informasjonskapslene samler atferd ved bruk av chat på nettsiden. Med denne informasjonen sørger vi for å optimalisere for din brukeropplevelse. Drift

 

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?

Vi lagrer dine personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for å oppfylle de formålene som opplysningene ble innsamlet for. Du kan selv be oss om å glemme deg og slette lagret informasjon om deg, men i noen tilfeller vil vi ha forpliktelser til å lagre noe informasjon, for eksempel etter Bokføringsloven. Vi forsøker i tillegg å sikre at personopplysninger og annen kundeinformasjon er oppdatert og korrekt, og at vi ikke lagrer informasjon som er unødvendig i forhold til formålene ved behandlingen av personopplysninger.

Webskjema som du fyller ut via våre nettsider (kontaktskjema, påmeldingsskjema til kurs o.l.), lagres i nettsidens database samt e-post server. Disse backup data slettes rutinemessig hver 6. måned.

Kundedatabase og relaterte systemer for kursadministrasjon. Vi lagrer innsamlede personopplysninger så lenge vi mener det er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen. Kundedatabase gjennomgås rutinemessig hver 3. måned og persondata slettes om det ikke er grunnlag for å beholde disse. Vi beholder dine personopplysninger så lenge du eller din arbeidsgiver har et aktivt kundeforhold til oss.

Ønsker du å bli slettet fra vår database? Last ned vår sletterekvisisjon her.

Hva er dine rettigheter og valgmuligheter?

Du har rett til å:

  • vite hvilken informasjon vi har registrert om deg,
  • kreve at feilaktige, unødvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller fjernes,
  • trekke tilbake eller begrense eventuelle samtykker til å behandle personopplysninger som du har gitt oss.

Dersom du mener at vi ikke følger disse vilkårene eller gjeldende lovgivning kan du henvende deg til oss, eller eventuelt til Datatilsynet. Du kan lese mer om innholdet i dine rettigheter på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no

Spørsmål eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg eller utøvelse av andre rettigheter, kan rettes til vår kontaktperson under. For å ta i bruk dine rettigheter bes du om å sende en epost til vår kontaktperson. Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker til behandling av dine personopplysninger. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å ta kontakt med vår kontaktperson (se kontaktdetaljer under). Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket kan du også rette en klage til Datatilsynet (post@datatilsynet.no).

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider:
www.datatilsynet.no.

Hvordan beskytter vi dine opplysninger?

Vi har i vår behandling av dine personopplysninger stort fokus på sikkerhet og kontroll knyttet til registrering og behandling av opplysningene. Vi arbeider systematisk med å ivareta tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang og bruk, samt fra å bli ødelagt eller slettet. Vi vurderer fortløpende risikoen for svikt og avvik i våre sikkerhetssystemer og rutiner.

Data lagres på sikre servere som tilfredsstiller standardkrav til IT-sikkerhet. Tilgang til personopplysninger er regulert og begrenset til våre medarbeidere og samarbeidspartnere som har behov.

Når du kommuniserer med oss via våre nettsider er all kommunikasjon basert på SSL. Secure Sockets Layer (SSL) er kryptografiske protokoller som gjør at all kommunikasjon via nettsiden er sikker. Opplysningene du eventuelt legger igjen vil bli lagret på sikre servere bak en brannmur som ivaretar våre krav til sikkerhet.

Endringer i personverkerklæringen

Vår personvernerklæring vil oppdateres eller endres i tråd med gjeldende lovgivning, eller dersom vi tar i bruk nye forretningsverktøy, systemer og arbeidsmetoder. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.

Kontaktinformasjon

Holte Academy AS, Drammensveien 145A, 0277 Oslo.
Organisasjonsnummer: 916 658 281

Spørsmål eller kommentarer vedrørende personvern eller vår personvernerklæring kan sendes per e-post til: personvern@holteacademy.no
Behandlingsansvarlig er Kerstin Wenzel, Daglig leder.
Eller per post:
Holte Academy AS
Pb 2610 Solli
0203 OSLO
Att: Daglig leder

Sist oppdatert 01.08.2018