8 steg for å lage en god prosjektplan

Er det slik at du som prosjektleder starter å tenke på prosjektplanen med det samme du får tildelt et prosjekt? Pass på så du ikke forhaster deg. I denne artikkelen gir vi deg 8 nyttige steg på veien til en god prosjektplan.

Først, hva er en Prosjektplan?

En prosjektplan uttrykker hvordan og når mål skal oppnås. Den beskriver fremdrift og planlagte kostnader i henhold til prosjektbegrunnelsen, og identifiserer hovedinnholdet i prosjektfasene. Den blir brukt av prosjektstyret som en referanse, som prosjektfremdriften skal måles opp mot. En prosjektplan gir arbeidet mandat og retning, og er viktig for å sikre et godt resultat.

Her er våre tips til nyttige steg på veien til en god prosjektplan:

1. Mandat og rammer for prosjektet må være på plass

Ta deg tid i starten til å avklare prosjektets bakgrunn, hensikt, formål og gevinst. Du som prosjektleder blir målt på om du holder deg innenfor de oppsatte resultatmålene på tid, kvalitet og budsjett. Å holde resultatmålene er viktig. Like viktig er det at prosjektet du leder gir en gevinst til virksomheten. Det kalles effektmål. Det er stor sjanse for at prosjektet du leder er et middel for å realisere virksomhetens strategi. Dette må du være kjent med. Vær derfor bevisst og vokt effektmålene som prosjektet skal oppnå. Både resultatmål og effektmål er vanligvis beskrevet i prosjektmandatet. Mangler beskrivelsen av disse? Sørg for at det kommer på plass slik at prosjektet ditt har en tydelig kobling til virksomhetens planer og strategi.

Anbefalt kurs: Business case / Prosjektbegrunnelse (1 dagskurs)

Anbefalt kurs: Gevinstrealisering (1 dagskurs)

2. Kartlegg andres erfaringer

Finn ut om noen har gjort noe lignende tidligere. Finnes det erfaringsrapporter fra tidligere, sammenlignbare prosjekt? Er det noen i virksomheten som har vært prosjektleder for lignende prosjekter? Hvis ja, snakk med vedkommende og sørg for å lære av suksesshistoriene.

Les også: Slik sikrer du læring i prosjekter

3. Få oversikt over oppgaven som skal løses: Definer omfanget

Å definere omfanget handler om å forstå oppgaven som skal løses. Du må rett og slett svare på spørsmålene:

• Hva skal vi gjøre i dette prosjektet?
• Hvordan vil sluttproduktet se ut?
• Hva trenger vi ikke å gjøre?

Ta deg tid til å beskrive prosjektets kommende sluttprodukt. Kvalitetsforventninger og akseptansekriterier må tas med i dette dokumentet. For å lykkes med det må du i forkant kartlegge prosjektets interessenter. Det gjør du enklest gjennom en interessentanalyse. Først etter at interessentanalysen er på plass vet du hva som er forventet av sluttproduktet både på bruker- og eierstyringsnivå.

Les mer om interessentanalyse i artikkelen «Nybegynnerguiden til praktisk prosjektarbeid»

4. Bryt omfanget ned i leveranser ved hjelp av WBS / PNS

Når du har fått grep om hva dere skal levere i prosjektet, til hvilken kvalitet og forventningene dere skal innfri, begynner du å bli klar til å bryte ned omfanget i leveranser. Kanskje vil du først peke ut hovedleveransene, for så å konkretisere mindre leveranser under disse. Uansett hvor mange nivåer du lager må du beskrive leveransene slik at det er tydelig hva som skal leveres og hva leveransen innebærer. Dernest må du kartlegge hvilken kunnskap og kompetanse som er nødvendig for å få dette produsert og på plass. Dette arbeidet gjøres gjerne ved å bruke verktøyet WBS (Work Breakdown Structure) eller også kalt PNS (prosjektnedbrytningsstruktur). Resultatet av en ferdig WBS vil gi deg overblikk over alt som må gjøres for å kunne lage sluttleveransen som er forventet i ditt prosjekt.

Har du lyst til å lære å lage WBS /PNS? Dette lærer du om i kurset «Planlegging og oppfølging i prosjekter» i PROSJEKTUKA

5. Fordel oppgavene ut i tid

Neste steg er å fordele leveransene og arbeidspakkene som må utføres, ut over tiden du har til rådighet. Pass på at du tar høyde for avhengighetene som finnes mellom oppgavene. Et eksempel på en avhengighet vil være å dekke til gulvet før du starter å male.

6. Hvem skal gjøre oppgaven, og hvor mye tid vil det ta?

Nå vet du hva som skal gjøres, og til hvilken tid det skal gjøres. Dernest må du finne ut hvem som skal gjøre oppgavene, og estimere hvor mye tid hver enkelt oppgave tar. Kartlegging av kompetansen du trenger for å ha med deg rette prosjektmedarbeidere kan du få ved å stille deg følgende spørsmål:

• Hvilken teoretisk eller praktisk kompetanse er nødvendig for å få disse aktivitetene på plass?
• Hvilke personlige egenskaper er nyttig å ha med i teamet?
• Hvilken erfaring trengs for å løse de på en god nok måte, og hvilke spesielle fagområder må dekkes?
• Skal alt gjøres med egne ressurser, skal noe settes bort, skal vi lage eller kjøpe?

Når du går ut i organisasjonen for å samle ressurser og bygge ditt prosjektteam, vil det første spørsmålet du får være: Hvor mye tid tar dette? Hvor stor stillingsprosent må avdelingen avse til prosjektet? Det er derfor naturlig at du har klar oversikt over hvor mye tid den enkelte må sette av for å gjøre arbeidet på en tilfredsstillende måte.

7. Hva vil dette koste, basert på ressurser og andre relevante innsatsfaktorer?

Budsjettet skal også lages. Siden du har delt opp omfanget av jobben, vil det være en enklere jobb å sette opp et estimat på hva arbeidet vil koste. Det finnes flere estimeringsteknikker som kan brukes. Ofte kan vi sammenligne med noe vi har gjort tidligere og som ligner på det vi skal gjøre nå. Det heter analogiestimering. Alternativt kan vi gjøre en parametrisk estimering med utgangspunkt i historiske data med statistiske sammenhenger. Noen ganger vil du også se at det lønner seg å gjøre en anskaffelse og kjøpe inn tjenester fremfor å lage dette selv.

8. Dokumenter planen på et format som er avklart på forhånd

Hvordan lager dere prosjektplaner i din virksomhet? Forhåpentligvis har dere en prosjektmodell med tilhørende maler som dere benytter. I så fall vil formatet sannsynligvis være kjent både for deg som prosjektleder og dine prosjektmedarbeidere. Hvis dere bruker vilkårlige plan-dokumenter i alt fra word, excel til power point foreslår vi at dere finner frem til et mer etablert malverk. Planlegg og skap konsensus mellom prosjekteier og prosjektmedarbeiderne med hensyn til hvordan prosjektplanen skal følges. Dette kan gjøres ved å ta i bruk rapporter, kontrollmekanismer, samt håndtering av endringer og avvik.

Prosjektveiviseren – Digdir (Digitaliseringsdirektoratet) sin anbefalte prosjektmodell for digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor – har et sett med maler som du kan være nyttige å ta en titt på. Prosjektmodellen og tilhørende dokumentmaler er en tilpasning av PRINCE2® metodikken.

Veien til en god prosjektplan – et eksempel

Lær mer om prosjektplanlegging

I Prosjektuka arrangerer vi dagskurset Planlegging og oppfølging i prosjekter. Her får du innblikk i hvordan du blir en effektiv prosjektplanlegger og hvordan du får kontroll i gjennomføringsfasen.