Vellykket virksomhetsendring gjennom effektiv programledelse
Er du prosjektleder med bred erfaring eller programleder med ansvar for å lede større endringsinitiativer, for eksempel en samling av prosjekter? Har du ansvar for å realisere gevinster som bygger oppunder virksomhetens strategi?
Disse beskrivelsene er typiske for personer som jobber med programledelse. I rollen som programleder kan både sorgene og gledene være mange. En vanlig utfordring er mangel på forståelse for det store bildet som prosjektene du har ansvaret for befinner seg i. Heldigvis har andre før deg slitt med den samme utfordringen og, som et resultat, samlet kunnskapen som trengs for å lykkes i rollen.
I denne artikkelen vil vi gi en kort forklaring på hva programledelse er og belyse noen fordeler av å lære mer om programledelse selv om du kanskje allerede har en PRINCE2®-sertifisering.
Hva er programledelse?
Kort fortalt kan man si at programledelse er en kombinasjon av koordinering og styring av en gruppe prosjekter som har et felles mål om å få til en transformasjon. Det handler om å få til virksomhetsendring på et taktisk nivå. Den internasjonalt anerkjente beste praksis metoden for programledelse – Managing Successful Programmes (MSP®) – definerer programledelse som:
“the co-ordinated organization, direction and implementation of a portfolio of projects and activities that together achieve outcomes and realize benefits that are of strategic importance.”
Programledelse befinner seg mellom virksomhetsstyring og de ulike prosjektene. På mange måter er programledelse det samme som endringsledelse, fordi det handler om å lede frem en endring.
Når en kunde eller en eier av en virksomhet har et ønske, utarbeides det en strategi for hvordan dette skal muliggjøres. Et eksempel kan være når politikere beslutter å arrangere OL, eller når en virksomhet velger å ekspandere internasjonalt. Basert på strategien lages det en visjon for hvordan det vil se ut når organisasjonen iverksetter strategien. Visjonen viser en fremtidig tilstand som organisasjonen ønsker å komme til.
Nå-tilstanden kalles ‘as-is’, og fremtidig tilstand (visjonen) kalles ‘to-be’. Det er programmets oppgave å sørge for at prosjektene tetter dette gapet.
Programledelsesprosessen
Med en tydelig visjon kan programledelsesprosessen starte. Denne prosessen har mange likhetstrekk med prosjektprosessen, eksempelvis PRINCE2®.
- Den første fasen – oppstartsfasen – handler om å bruke minst mulig ressurser på å beslutte om det er verdt å initiere programmet.
- Den neste fasen – definisjonsfasen – er en initieringsfase der programmets målbilde defineres.
I MSP®-terminologien kalles dette «target operating model». Her defineres og beskrives gevinster. Målbilde lages med sterk påvirkning fra virksomheten/linjen. Ettersom dette er en stor prosess som krever bred involvering, kan denne fasen ta alt fra seks til tolv måneder. Når målbilde er definert og gevinster er beskrevet har vi både business case og ulike planer, blant annet interessentplan, kommunikasjonsplan og gevinstrealiseringsplan. Til sammen utgjør dette «project dossier», som er en samling av beslektede prosjekter som inngår i programmet. Dette viser hvilke prosjekter vi skal sette i gang. Hvert prosjekt ledes og gjennomføres i henhold til egen business case og egne planer, med et rapporteringsansvar til programmet. - Den neste fasen – gjennomføringsfasen – er delt i to prosesser: «levere kapabiliteten» og «gevinstrealisering». Førstnevnte handler om å tilrettelegge for gjennomføring av prosjekter slik at organisasjonen oppnår nye «kapabiliteter/evner». Sistnevnte handler om å realisere planlagte gevinster. Det er Business Change Manager (endringsansvarlig) som har ansvaret for gevinstrealisering.
Business Change Manager bør komme fra innenfor virksomheten og vil vanligvis være en mellomleder. Disse to prosessene overvåkes av en annen prosess som heter «styre endringstrinnene». Hensikten med denne prosessen er å implementere programmets oppfølgingsstrategi og styre gjennom de etablerte styringstemaene. Her sikrer vi at leveransene fra prosjektene er i tråd med forretningsstrategien og faktisk muliggjør realisering av gevinstene.
Programleder styrer ikke prosjektene, men har ansvaret for at prosjektene har nok informasjon til å styre seg selv. Programlederen har enten rolle som prosjekteier eller prosjektkoordinator.
Programlederen skal sørge for at prosjektene settes i gang på riktig grunnlag.
Så lenge prosjektene holder seg innenfor definerte toleranser lar programledere prosjektene finne frem til løsninger selv. Programlederen har en mer coachende rolle enn prosjektlederen. Dette innebærer hvordan å samhandle og kommunisere på tvers av en bredde av interessegrupper. MSP® handler om å få til en kultur tuftet på smidig virksomhetsledelse. Der prosjektledelse handler om å gjøre alt riktig, handler programledelse mer om å velge å gjøre de riktige tingene.
Hvorfor skal jeg ta en MSP®-sertifisering hvis jeg har PRINCE2® fra før av?
Målgruppen til MSP®-sertifiseringen er fortrinnsvis programledere, endringsledere og erfarne prosjektledere. For å lykkes som programleder må du ha forståelse for mål- og gevinstbildet. MSP® gir deg påfyll av kompetanse innenfor både endringsledelse, gevinstrealisering, interessenthåndtering, prosjektstyring med mer. Med andre ord, MSP® gir deg et mer taktisk-strategisk overblikk på hvordan hvert enkelt prosjekt passer inn i virksomhetsstrategien. Det gir deg forståelse for hvilket bidrag programmet har for virksomhetsstrategien.
MSP® gjør deg i stand til å koordinere og styre prosjekter slik at gevinster realiseres.
Målgruppen til PRINCE2® er hovedsakelig nåværende og aspirerende prosjektledere, i tillegg til andre som har en aktiv rolle innen ledelse og styring av prosjekter. Prosjektledere er som regel opptatt av å levere prosjekter basert på tid, kost og kvalitet.
Ønsker du å lære mer?
Holte Academy tilbyr både dagskurs og sertifisering i programledelse. Dagskurset inngår som del av Prosjektuka, neste gang i april 2021, der du kan velge mellom ti forskjellige endagskurs som holdes i løpet av en uke. Sertifiseringen i programledelse – MSP® – er et tredagerskurs med eksamen siste kursdag.