5 gode tips til deg som er prosjektleder
Som prosjektleder er det litt av hvert du skal ha kontroll på. I samarbeid med nøkkelressurser i prosjektet har du ansvar for at prosjektet kommer i mål som planlagt. Men noen ting er spesielt viktige å ha kontroll på. Her er fem tips som hjelper deg med å lykkes i ditt prosjekt.
1. Forstå behovet
Som prosjektleder bør du skaffe deg en god forståelse av behovet som ligger til grunn for prosjektet du skal lede. Hvilken situasjon eller uløste problemer trigger initiativet? Er det en idé, smerte, politisk vedtak, forskrift eller annet, som grunngir prosjektet? Hvilke brukergrupper/interessenter er det som har disse behovene, og hvordan arter behovene seg? Er interessene motstridende eller trekker de stort sett i samme retning? Det er viktig å forstå både hva som er dagens problem og hva prosjektet skal oppnå. Hvordan ser den nye situasjonen ut dersom prosjektet gjennomføres? Svaret begrunner hvorfor prosjektet bør iverksettes.
2. Sett deg inn i prosjektets mål
Fra behovet avledes krav til prosjektet. Disse formuleres som del av prosjektets mål. Her skiller vi mellom resultatmål og effektmål. Prosjektet skal levere på resultatmålene, noe som betyr at det er din oppgave som prosjektleder å oppnå disse målene. Typiske resultatmål er tid, kost, kvalitet og omfang. Effektmål er verdien prosjektet skal skape for kunden, brukeren eller andre, enten på kort og/eller lang sikt. Ansvaret for å realisere effektmål ligger hos prosjekteier, eventuelt hos gevinsteier hvis det er utpekt. Som prosjektleder skal du altså legge til rette for at effektmålene nås gjennom å levere på resultatmålene.
Ved flere enn ett mål per nivå, bør disse prioriteres innbyrdes, slik at de uttrykker reelle prioriteringer som skal være styrende i planlegging og gjennomføring. I noen prosjekt er tidsrammen viktigst, mens i andre kan kvalitetskrav eller kostnadsrammen være prioritert. Dette bør du som prosjektleder ha et bevisst forhold til da det legger føringer for beslutninger i prosjektgjennomføringen.
3. Følg opp interessenter
Prosjektets interessenter er de som kan påvirke, blir påvirket av, eller oppfatter seg som påvirket av prosjektet. Ved å identifisere, vurdere og følge opp viktige interessenter kan du både redusere motstand mot fremdrift og dra nytte av interessentenes innspill. Vi anbefaler at første interessentanalyse gjennomføres, om noe kortfattet, allerede før prosjektet igangsettes. Dette bidrar til en modning angående prosjektets kontekst og hvilke aktører som prosjektet eventuelt må forholde seg til. Deretter bør interessentanalysen gjentas kontinuerlig gjennom prosjektets levetid, gjerne ved hver faseovergang eller større endring. Vi anbefaler å gjenta interessentanalysen fordi interessentenes holdning til prosjektet kan endres over tid, samtidig som nye interessenter kan dukke opp. Å ha et årvåkent blikk på interessentlandskapet bidrar til å redusere negative overraskelser samtidig som du øker muligheten for å høste støtte.
4. Ha et godt system for endringshåndtering
Det skjer ofte endringer i prosjekter, for eksempel fordi noe har skjedd med behovet som lå til grunn eller prosjektets omgivelser. Hvis endringer ikke håndteres på en god måte, kan det true prosjektets fremdrift som dermed kan få konsekvenser for prosjektets måloppnåelse.
Et robust system for saks- og endringshåndtering gjør at saker (som kan føre til endringer) systematisk fanges opp, vurderes og håndteres. Prosjektmetoden PRINCE2® gir en nyttig tilnærming her: Først, identifiser hva slags sak det er snakk om, hvor alvorlig den er og hvilken prioritet den skal gis. Vurder deretter sakens innvirkning på prosjektets mål og fremdrift. Kartlegg alternative tiltak for å håndtere saken. Alternativene bør vurderes basert på hvordan de påvirker resultatmål og effektmål, og det beste alternativet anbefales. Deretter må tiltak besluttes. Hvis tiltaket innebærer endringer utover prosjektleders fullmakt, altså utenfor delegerte toleranser, må beslutningen eskaleres til neste ledelsesnivå, det vil si, prosjektstyret. Til slutt gjennomføres besluttet tiltak.
5. Følg et etablert prosjektrammeverk eller -metode for prosjektgjennomføring
Enten du benytter deg av generiske beste praksiser som Prosjektveiviseren eller PRINCE2®, eller rammeverk utviklet unikt for din virksomhet, lønner det seg som regel å følge en definert prosjektoppskrift. Det gir deg en strukturert og kontrollert tilnærming som bygger på tidligere erfaringer. Dermed slipper du å finne opp hjulet på nytt når det gjelder alt fra faser og aktiviteter per fase, til rollebeskrivelser og maler for styrende dokumenter.
Mange organisasjoner jobber prosjektrettet uten å ha et prosjektrammeverk. Med et rammeverk vil man derimot ha en viss prosjektmodenhet. Da vet vi at sånn jobber vi hos oss. Når du og dine kolleger jobber etter samme rammeverk får dere et felles begrepsapparat som gjør det lettere å kommunisere i og på tvers av prosjekter. Dette «stammespråket» gjør det enklere å sammenligne prosjekter, tre inn i andre pågående prosjekter og gir generelt en mer enhetlig måte å jobbe på. Dette bidrar til å gjøre prosjektgjennomføringen mer effektiv.
Ønsker du å utvikle deg som prosjektleder?