Faglig

En introduksjon til prosjektfaget

Flere og flere jobber i prosjekter. Arbeidsmetoden er populær av en grunn: Den funker. Hjelp dine ansatte til å oppleve økt mestring i hverdagen. Benytt prosjekt som arbeidsmetode!

Det er mange grunner til at virksomheter i alle bransjer stadig må tenke nytt: Sterk konkurranse, økt arbeidspress, endringer i markedet og endringer internt. Kanskje er det nye oppgaver og utfordringer som skal løses? Eller har dere rett og slett behov for en mer fleksibel virksomhet?  Ja, da er prosjektorganisering eller bruk av prosjekt som arbeidsform løsningen. Denne artikkelen gir deg innsikt i prosjektfaget slik at du blir bedre kjent med prosjekt som arbeidsmetode, og på den måten lettere kan ta den i bruk der du jobber.


Innholdsfortegnelse

  • Del 1: Dette kjennetegner prosjektarbeid
  • Del 2: Hva er et prosjekt?
  • Del 3. Hva er forskjellen på å jobbe i prosjekter versus å jobbe i linjen / drift?
  • Del 4: To nøkkelroller i prosjektfaget: Prosjektleder og Prosjekteier
  • Del 5: Hva er hensikten med prosjekter?

 

1) Dette kjennetegner prosjektarbeid

Prosjektarbeid har blitt en vanlig måte å løse utvalgte oppgaver på, både i privat og offentlig sektor. Prosjektets størrelse kan variere kraftig. Et lite prosjekt kan være en dugnadsoppgave som for eksempel loppemarked. Et medium stort prosjekt kan være etablering av en intranettside, mens bygging av jernbanetunneler eller gjennomføring av verdensmesterskap på ski er eksempler på store prosjekter.

Spør du kolleger hva som kjennetegner prosjektarbeid vil du få varierende svar ettersom hvor erfarne de er på feltet. Noen vil tenke tilbake på prosjektarbeid fra skoletiden og sukke tungt. Andre vil mene at «Prosjektarbeid er gøy». Møter du en som har erfaring vil vedkommende kunne svare at prosjekter er kjennetegnet ved at de skal utvikle et produkt eller en tjeneste. Hvert prosjekt er unikt, det vil si at det gjøres kun en gang, og det løses av et bestemt team. Andre nevner at prosjekter er avgrenset i tid, kostnad og omfang, og ved det henviser de mer eller mindre bevisst til det som kalles «Prosjekttrekanten».

Prosjekttrekanten trekker frem fire sentrale kjennetegn ved prosjektarbeid

Prosjekttrekanten har tre sider; tid, kostnad og omfang, som til sammen utgjør tre betingelser for prosjektarbeid.

 

Skal du produsere et nytt produkt eller etablere en ny tjeneste vil du få en bestilling som består av disse elementene. Tidsrammen sier når du skal starte å produsere produktet eller utvikle tjenesten, og forteller samtidig når du skal ha et ferdig resultat. Kort sagt du får en start og sluttdato. Kostnadsrammen sier hvor mye penger du har til rådighet, altså utgjør dette ditt budsjett. Omfang er en beskrivelse av hva du skal levere. I dette ligger også en spesifikasjon av hvilke krav produktet eller tjenesten skal dekke når den er ferdig produsert.

Totalt vil de tre sidene påvirke hvilken kvalitet som leveres. Kvalitet er derfor plassert i midten av trekanten. Poenget med prosjekttrekanten er å illustrere at dersom du endrer budsjett, omfanget eller tiden, vil de andre betingelsene bli påvirket.

La oss si at ditt prosjekt er å pusse opp et selskapslokale. Når lokalet er ferdig pusset opp ønsker du å leie ut og tjene penger på det. Prosjektet får ulik form ettersom hvordan prosjekttrekanten ser ut for deg. Dersom du har mange penger å investere, men lite tid kan du leie inn mange håndverkere slik at oppussing går raskt. Er det derimot omvendt, nemlig slik at du har lite penger, men mye tid, kan du og noen kvalifiserte venner gjøre arbeidet på dugnad. Da vil det ta mye lenger tid, men sluttresultatet kan bli godt nok. Kvaliteten vil nok kunne variere fordi det ikke er erfarne håndverkere, dessuten har vi mindre penger og evt. noen innsparinger ved å kjøpe litt billigere materialer.

Et sentralt poeng i prosjekttrekanten er å illustrere at ethvert prosjekt må definere hvilken kvalitet det ønsker. Dette må samsvare med hvordan kvaliteten defineres i virksomheten du jobber for. Det å holde budsjettet er en suksessfaktor, men ikke noe kvalitetskrav. Kvalitet er mer rettet mot kundens opplevelse / vurdering av leveransen. I dette eksemplet kunne det være et kvalitetskrav at selskapslokalet skal være unikt i Norden. Det betyr at du har et raust budsjett til rådighet og kan anskaffe gullhåndtak på dørene, det dyreste gulvet på markedet og lamper med smaragder i taket. Så lenge det er unikt og ferdig til åpningsdatoen, defineres prosjektet som en suksess.

Oppsummert kan vi si at de viktigste kjennetegnene ved et prosjekt er følgende:           

  • Et prosjekt er en oppgave som utføres en gang, det er altså unikt og midlertidig
  • Et prosjekt skal gjerne bidra med noe nytt, en endring eller en gevinst for virksomheten
  • Et prosjekt har som mål å levere en fastsatt tjeneste eller et produkt til en avtalt kvalitet
  • Et prosjekt krever ressurstilgang og baserer seg ofte på tverrfaglig samarbeid

Et prosjekt er begrenset med hensyn til tid og kostnader og omfang

2) Hva er et prosjekt?

Ut fra karakteristikkene ovenfor er det mulig å lage en definisjon på prosjekter. Det finnes mange fagbøker om prosjekt som definerer «Hva er et prosjekt?», og stort sett ligner de mer eller mindre på følgende tre definisjoner:

  • Prosjekt Norge definerer prosjekt som «Et tiltak som har karakter av et engangsforetagende med et gitt mål og avgrenset omfang, som gjennomføres innenfor en tids- og kostnadsramme».
  • PMI® (Project Management Institute) definerer i sin PMBOK® prosjekt som «En midlertidig innsats for å skape et unikt produkt, et resultat eller en tjeneste»
  • PRINCE2® definerer prosjekter som «En midlertidig organisasjon etablert med hensikt å levere ett eller flere produkter som bidrar til å realisere en avtalt Business Case»

De to siste definisjonene er hentet fra globalt, anerkjent prosjektmetodikk. Når vi i Holte Academy skal redegjøre for prosjektfagets teoretiske eller metodiske fundament bygger vi hovedsakelig på disse to retningene. Så la oss kort ta en titt dem.

PMI
Project Management Institute® (PMI) er verdens ledende medlemsorganisasjon for prosjektledelse. PMI tilbyr ulike sertifiseringer og profesjonelle utviklingsmuligheter for prosjektmedarbeidere, prosjektledere og prosjekteiere, samt programledere og porteføljeforvaltere.

Medlemsorganisasjonen er globalt anerkjent og stadig i sterk vekst. I 2017 er det over 600 000 PMP® sertifiserte i verden og over 1100 i Norge. PMI utgir blant annet bøker som er blitt globale standarder for hvordan prosjektfaget bør utøves, og de tilbyr ulike sertifiseringer innen prosjektfaget som er kvalifiserende for høyt hengende prosjektlederstillinger.

Deres mest kjente standard er PMBOK® eller mer korrekt omtalt som «A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)». Denne guiden gir prosjektledere et rammeverk og er en kunnskapssamling som fordyper seg i de fagområdene som prosjektfaget består av. Vil du ta en høyt hengende sertifisering som prosjektleder, nemlig PMP® sertifisering, er denne boken pensum. Her blir 10 kunnskapsområdene i prosjektfaget gjennomgått i detalj, og til sammen utgjør det en verktøykasse for prosjektledere som skal gjennomføre relativt store prosjekter.

PRINCE2®
PRINCE2® står for Projects In Controlled Environments. I Norge er PRINCE2® kjent for å være et kvalitetsstempel for prosjektledere. PRINCE2® er en anerkjent prosjektmetode som brukes mye i offentlig sektor. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har laget en felles prosjektmodell for offentlig sektor som er bygget på PRINCE2®- rammeverket. Denne kalles «Prosjektveiviseren». Difi har anbefalt alle kommuner å ta i bruk denne modellen som rammeverk for egne, større IKT prosjekter. Formålet er å bidra til flere vellykkede digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor.

Les også: Hva er forskjellen på PRINCE2®- og PMP®-sertifiseringene?

 

3) Hva er forskjellen på å jobbe i prosjekter versus å jobbe i linjen/ drift?

Nå vet du hva som kjennetegner prosjektarbeid, og du vet hvordan prosjekter defineres. Så hva er forskjellen på å jobbe i prosjekter versus det å jobbe i linjen? Arbeid i linjen er kjennetegnet ved løpende, gjentakende oppgaver. Disse oppgavene må håndteres kontinuerlig. Uten løpende fokus på dette stopper den daglige virksomheten.

Prosjekter derimot er som regel igangsatt for å få til noe nytt, for å løse et problem eller gjennomføre en endring fordi virksomheten mener det er en god idé eller kanskje en nødvendighet. Dette krever noe ekstra, utover det som linjen har kapasitet til. Dermed oppretter virksomhetsledelsen et prosjekt og utnevner en prosjektleder. Prosjektlederen får i oppgave å sette sammen et team som skal være i stand til å løse oppgaven som de har fått tildelt. Og forhåpentligvis har virksomheten en kjent fremgangsmåte for hvordan prosjekter skal gjennomføres slik at prosjektlederen har en overkommelig prosjektoppgave foran seg.

Slik gjennomfører vi prosjekter hos oss

Mange virksomheter har noen minstekrav til hvordan de skal jobbe i prosjekter i egen virksomhet. For eksempel jobber Skuld Assuranseforening etter en prosjekthåndbok som heter «Projects the Skuld way». Noen har kanskje en gammeldags prosjekthåndbok på papir som de jobber etter. Andre har en visuell interaktiv prosjektmodell som de benytter når de gjennomfører prosjekter. Å ha et prosjektrammeverk å jobbe etter når prosjekter skal gjennomføres er en fordel for alle involverte uansett hvilken rolle man har.

Hva er fordelen med å ha et prosjektrammeverk og en prosjektmodell?

Fordelen med å ha et prosjektrammeverk og en prosjektmodell er flere. For det første oppnår du at prosjektet har faste steg eller det som kalles prosjektfaser. Tilhørende prosjektmodellen finnes det et malverk for styrende dokumenter som er klar til å tas i bruk. Og sist men ikke minst, etablerer prosjektrammeverket definerte roller. Disse tre elementene gir stor nytteverdi. En prosjektmodell skaper en enhetlig måte å jobbe på internt, og sikrer felles begrepsapparat. Det blir enklere å tre inn i pågående prosjekter fordi det er forutsigbart og gjenkjennelig. Det blir lettere å sammenligne prosjekter og på den måten sikre kontinuerlig forbedring av prosjekt praksisen.

La oss se litt nærmere på fordelene ved å dele prosjektet inn i faser. Faser gir deg bedre oversikt og kontroll på ressursene som brukes. Samtidig blir det enklere å følge opp aspektet med kontinuerlig forretningsmessig forankring, det vil si om prosjektet leverer i henhold til bestillingen som jo var utgangspunkt for prosjektet. For det tredje går planleggingen lettere når du kan fokusere på én fase om gangen. En fase er kjennetegnet av at det kommer en unik leveranse til beslutningspunktet som markerer skiftet mellom hver fase. I tidligfaser kan det eksempelvis foreligge forslag til konseptvalg, eller at prosjektplanen er klar til godkjenning. Dernest bidrar faseinndelingen til at det blir lettere for prosjektleder og prosjekteier og styre prosjektet gjennom de ulike fasene og beslutningspunktene.


«Prosjektveiviseren», vist ovenfor, er Difis anbefalte prosjektmodell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Prosjektveiviseren er en tilpasning av PRINCE2®-metodikken.

Sist, men ikke minst, bidrar ofte prosjektmodellen og prosjektrammeverket til at sentrale roller blir definert og avgrenset allerede før prosjektet starter. Det er med å gi prosjektet en god start. La oss se mer på to sentrale prosjektroller.

4) To nøkkelroller i prosjektfaget: Prosjektleder og Prosjekteier

Det er to sentrale roller som må bekles allerede ved oppstarten av prosjektet: Prosjektleder og prosjekteier. Det er viktig å merke seg at disse to rollene aldri kan bekles av en og samme person.

For å sikre prosjektets suksess er det en stor fordel om ansvarsområdet og grenseoppgangen mellom disse to rollene er tydelig definert. Kanskje har prosjektrammeverket i virksomheten sikret dette allerede. Hvis det er uklart må de to, prosjektlederen og prosjekteieren, bli enige om ansvarsfordeling, beslutningsmyndighet, rapporteringsintervaller og så videre.


Hva gjør en prosjektleder?

«Ledelse» handler om å oppnå resultater gjennom andre. Med det som utgangspunkt forstår vi at prosjektlederen skal påvirke medarbeidernes atferd slik at vi oppnår prosjektenes mål. Det handler altså om å inspirere, motivere og gå foran slik at prosjektteamet gjør de riktige tingene. Men ut fra det tradisjonelle prosjektperspektivet er dette ikke tilstrekkelig. Ledelsesaspektet skal i varetas, samtidig er det mange virksomheter som stiller store krav til at prosjektlederen skal være sterke på styring av prosjekter. Prosjektstyring handler om å være god på planlegging, organisering, oppfølging, kontroll, rapportering og ikke minst håndtere usikkerheter i prosjektet. Styringsaspektet handler altså om å ta prosjektrammeverket i bruk og administrere prosjektet.

I tillegg hviler det ofte et stort kommunikasjonsarbeid på prosjektlederen. Det skal gjennomføres mange møter, presentasjoner skal holdes, kanskje oppstår det konflikter i teamet og ikke minst har prosjektlederen ansvar for å håndtere interessentene rundt prosjektet. Sannsynligvis vil omgivelsene bli påvirket av prosjektet, og underveis vil det dukke opp noen positive og andre kritiske røster som må håndteres gjennom en kommunikasjonsplan som skal være planlagt på forhånd.

Kommunikasjon i prosjekter er et eget kunnskapsområde innenfor prosjektfaget. Lyst til å lære mer? 
I Prosjektuka arrangerer vi 1-dags kurset «Kommunikasjon i prosjekter»

Vanligvis er prosjekter organisert på tvers av avdelinger og dermed tverrfaglige. Tverrfagligheten gjør at alle involverte må være tydelig rundt egen kommunikasjon. Kommer det en prosjektdeltaker fra miljø- og samfunnsavdelingen er det viktig at vedkommende kommuniserer slik at også IT og regnskap representantene forstår det som sies. Der er viktig at prosjektlederen får sine prosjektdeltakere til å forstå at de ofte representerer en hel avdeling. På den måten øker sjansen for at prosjektdeltakeren jobber med forankring av prosjektet i egen avdeling og ivaretar interessentene der.

Å være prosjektleder er en veldig spennende jobb med mange fasetter. Rollen passer dem som liker at det skjer mye, og kan håndtere både konkrete oppgaver og ulike mennesker parallelt. Prosjektlederen har ofte ansvar for å bemanne prosjektet, organisere, kontrollere og følge opp det som blir levert, samtidig som han eller hun skal drive veiledning og ivareta ledelsesoppgavene med alt det innebærer, fra motivasjonsarbeid til konflikthåndtering.


Hva gjør en prosjekteier?

Prosjekteier er øverst ansvarlig for prosjektet. Ofte bekles prosjekteierrollen av en leder i linjen. Prosjekteieren er vanligvis den som bestiller prosjektet. Det vil si beslutter at prosjektet skal gjennomføres. Prosjekteier skal også godkjenne igangsetting, godkjenne en fase, gi føringer behov og akseptere eventuelle avvik fra opprinnelige planer. Prosjekteier må kontinuerlig vokte gevinsten som prosjektet er ment å gi når det er avsluttet.  For prosjekteier blir det viktig å delegere myndighet til en kompetent prosjektleder som bidrar til at prosjektets mål oppnår. Prosjekteier mottar rapporter jevnlig og er tilstede ved hver faseovergang i de så kalte beslutningsportene. Åpenhet om beslutninger og handlinger samt konkrete rapporter om utfallet er viktig for å sikre uavhengig kvalitetssikring av arbeidet som gjøres i prosjektet.

Prosjekteieren har en viktig rolle for å sikre forankring av prosjektet i virksomheten. Det vil si at det er en link mellom prosjektet og linjen. Dette kan gjøres ved å være en god ambassadør for prosjektet, sikre effektiv kommunikasjon utad og etablere kompaniskap med prosjektleder. Dersom prosjekteier og prosjektleder får til et godt samarbeid øker sjansen for at prosjektet blir en suksess. Utfordringen mange prosjektledere møter er et prosjekteieren rollen er bekledd av en travel person som er lite tilgjengelig og har liten kapasitet til å ta innover seg akkurat dette prosjektet. Da er det nødvendig å være tydelig og få på plass definerte rutiner som bidrar til at arbeidet flyter enklere.

God eierstyring gir følgende effekt:

  • God eierstyring hjelper virksomheter å styre sine prosjekter (les: investeringer) slik at de når sine strategiske mål/gevinster
  • God eierstyring bidrar til at virksomheten oppnår større økonomisk effekt og målbare bidrag til strategiske mål
  • God eierstyring definerer et effektivt grensesnitt mellom prosjekteier og prosjektleder
  • God eierstyring gir bedre gevinstrealisering

 

5) Hva er hensikten med prosjekter?

Hensikten med prosjekter er å få løst et problem eller realisere en god idé. Hensikten med prosjekter er å sikre at virksomheten utvikler seg og får levert nye, lønnsomme produkter eller tjenester som må til for å håndtere økt konkurranse. Virksomheter som ikke er villige til å endre seg stagnerer eller dør.

Nye produkter eller tjenester kan være hva som helst. Det kommer an på hvor du jobber. La oss se på noe konkret, for eksempel et nytt datasystem. Prosjektet handler om å anskaffe et nytt datasystem som skal bidra til økt effektivitet på avdelingen. Prosjektets resultat er altså et nytt datasystem anskaffet til virksomheten etter noen spesifiserte krav med den hensikt å oppnå noen bestemte mål. Når de ansatte i virksomheten tar datasystemet i bruk påvirker det måten de jobber på. Saksbehandlingen går raskere, det er enklere å søke opp kundenummer og finne informasjonene for å håndtere brukeren på best mulig måte. Arbeidsdagen er endret for de som har tatt det nye datasystemet i bruk. Vi har altså fått en effekt av prosjektet som er mulig å måle: Hvor mange flere saker klarer hver kundebehandler å håndtere per dag? Hvordan oppleves det å bruke det nye datasystemet sammenlignet med tidligere praksis? Er det mindre opplevd stress? Går sykefraværet ned? Har kunden blitt mer fornøyd i møte med virksomheten? Denne målbare effekten kalles gevinst. Den totale gevinsten fra prosjektet må være større en det prosjektet har kostet virksomheten å gjennomføre både med tanke på arbeidsinnsats og selve anskaffelsen av datasystemet. Hvis det er tilfellet sier vi at prosjektet har levert sin egen investering, på engelsk kalt «Return on investment»(ROI).

Så hvordan velger du ut de riktige prosjektene? Å velge de riktige prosjektene er et eget fagfelt innen prosjektfaget kalt porteføljestyring.

Vil du lære mer om porteføljestyring?

Les: Derfor må virksomheten ha porteføljestyring
Les: Få svar på de mest stilte spørsmålene om porteføljestyring

Ønsker du å bli en bedre prosjektleder?
PROSJEKTUKA har vi satt sammen flere intensive 1-dagskurs for deg som ønske å bli enda bedre på prosjektarbeid. Vi har kurs for nybegynner og erfaren. Populære kurs med engasjerte, erfarne og dyktige kursholdere!

Vi holder i tillegg mange kurs ute hos våre kunder, enkeltstående kurs eller som en del av et opplæringsprogram. Vi har lang erfaring med oppbygning av opplæringsprogrammet, for små og store bedrifter.