Slik lykkes du med god planlegging i ditt prosjekt
Det sies at det viktigste med å legge en plan er å huske hvor du har lagt den
En god prosjektplan sparer dere for arbeid og øker sannsynligheten for et vellykket resultat, men det hjelper lite med en flott plan hvis du bare legger den i en skuff og durer i vei med prosjektet. Prosjektplanen må etterleves og følges opp underveis, og så lenge prosjektet involverer mennesker, eksterne aktører eller teknologi, kan du være sikker på at det må noen justeringer til.
Under Prosjektuka hos Holte Academy kan du velge mellom ti forskjellige endagskurs som tar for seg ulike aspekter av prosjektarbeid. «Planlegging og oppfølging i prosjekter» er et kurs i praktisk prosjektledelse der du lærer å utarbeide en gjennomtenkt og helhetlig prosjektplan.
Hva, når, hvem og hvordan
Det er lett å se for seg en prosjektplan som en tidslinje med milepæler, men en god plan skal fortelle hva som skal leveres, når det skal leveres, hvem som skal levere det, og hvordan det skal utføres. Da blir planen et styringsverktøy som hjelper deg med å holde oversikt over både fremdrift, kostnader og kvalitet.
Dette bør du finne ut av før dere starter arbeidet:
- Har du den riktige kompetansen i teamet?
- Er ressursene tilgjengelige gjennom hele prosjektperioden?
- Hvordan bruker du de tilgjengelige ressursene på en mest mulig effektiv måte?
- I hvilken rekkefølge bør de ulike deloppgavene løses?
- Hva er usikkerhetsmomentene? Kan de true fremdriften i prosjektet?
En god plan sparer dere for arbeid
«Gjør det riktig første gang!». Dette har blitt et slags mantra når vi snakker om effektivisering. Mange kaster bort tid og ressurser på å gjøre ting om igjen fordi det ikke var gjort godt nok første gangen, eller fordi man rett og slett ikke hadde spesifisert oppgaven godt nok. Det er derfor ikke nok å være enige om målet, dere må være enige om hvordan dere skal komme dit. Dårlig planlagte prosjekter fører til unødvendig forvirring og ekstraarbeid. Det kan også skape frustrasjon og dårlig stemning blant prosjektdeltakerne, noe som heller ikke bidrar til fremdriften.
Å planlegge et prosjekt handler om å se for seg hvordan prosjektet kommer til å utvikle seg fra start til slutt. Men hvor langt frem kan du egentlig planlegge? Det ideelle er selvfølgelig at alle detaljer er planlagt og avklart på forhånd, men det er ikke alltid realistisk. Ofte vil det som skal skje i en senere fase, være avhengig av resultatene i en tidligere fase av prosjektet. Noen ganger må du kanskje skissere alternative scenarioer avhengig av hva som skjer underveis. I enkelte store prosjekter velger man kanskje å starte med et forprosjekt der man skal finne ut om hovedprosjektet faktisk bør gjennomføres.
I planleggingen av et prosjekt er det viktig at alle har et klart bilde av omfanget av prosjektet. Alle som jobber med prosjektet, må ha en omforent forståelse av omfang og avgrensninger, og dette må forankres hos ledelse og interessenter. Planen må beskrive så nøyaktig som mulig hva prosjektet skal levere, og ikke minst klargjøre hva som IKKE skal leveres. Dette gir deg et grunnlag for å prioritere oppgaver og ressurser. Bruk ressursene på de oppgavene som er nødvendige for å nå prosjektmålet, og nedprioriter oppgaver som ikke bidrar til dette.
Still deg selv følgende spørsmål:
- Har vi vurdert alle mulige veier til målet?
- Har vi valgt den mest effektive fremgangsmåten?
- Er det tydelig hva som inngår i prosjektet, og hva som ikke inngår?
Du blir aldri ferdig med å planlegge
Prosjektplanlegging er ikke noe du gjør før prosjektet starter – det er et kontinuerlig arbeid. Det er svært sjelden alle prosesser i et prosjekt går nøyaktig sånn man hadde sett for seg i starten, og det vil alltid være faktorer som er utenfor prosjektteamets kontroll. Prosjektplanen er ikke hogd i stein, den må være et levende dokument som justeres og forbedres etter behov.
Planen må altså følges opp gjennom hele prosjektet. Jo bedre oversikt du har over alt som gjøres, desto raskere vil du oppfatte at noe ikke går som det skal. Ha øyne og ører åpne, og fang opp innvendinger og ideer fra prosjektdeltakere og andre interessenter.
Vær alltid åpen for å justere planen:
- Mener vi fremdeles at fremgangsmåten som står i planen, er den beste?
- Bør vi prioritere annerledes?
- Bør roller eller oppgaver fordeles annerledes?
- Har alle fått muligheten til å komme med innspill?
Få verktøyene du trenger
På kurset «Planlegging og oppfølging i prosjekter» får du innsikt i hvordan du effektivt planlegger og følger opp et prosjekt. Vi går gjennom et utvalg gode metoder og teknikker som gjør planleggingen enklere og hjelper deg å følge opp prosjektet fra start til slutt. Disse kan du ta i bruk med en gang du er tilbake på kontoret.
Kurset vil styrke din evne til:
- kostnadsestimering og budsjettering fra starten
- vurdering av prosjektets omfang
- sikring av de riktige ressursene til ditt prosjekt
- å holde oversikt og kontroll fra start til slutt
- effektiv bruk av milepælsplaner og nettverksdiagram
Med verktøyene og malene du får med deg, kombinert med innsikten fra kurset, vil du være godt rustet til å legge realistiske planer for dine egne prosjekter. Du beholder oversikten gjennom hele prosjektperioden og sørger for god informasjonsflyt og kommunikasjon i prosjektteamet og i bedriften.
Fordeler for deg ved å delta på kurset
- Du blir tryggere i rollen som prosjektplanlegger.
- Du får med deg konkrete verktøy og teknikker som du kan ta i bruk umiddelbart.
- Du blir mer effektiv i prosjektarbeid.
- Du får nye impulser fra andre kursdeltakere med andre erfaringer.
- Du får muligheten til å utvide nettverket.
Fordeler for teamet og bedriften ved å delta på kurset
- De får inspirerte og motiverte medarbeidere.
- Prosjektgruppene fungerer bedre med en kompetent og tydelig prosjektplanlegger.
- De får ny, praktisk prosjektkompetanse som kan læres videre internt i organisasjonen.
- Bedre prosjektplanlegging betyr bedre ressursutnyttelse og større gevinst.
- Virksomheten får økt konkurransekraft gjennom økt kompetanse.
Meld deg på i dag
Kurset går av stabelen tirsdag 20.april som en del av Prosjektuka. Det er ikke for sent å melde seg på!
Meld deg på kurset «Planlegging og oppfølging i prosjekter» her
Relevante artikler fra vår blogg
8 steg for å lage en god prosjektplan
Hva gjør en god prosjektleder? 6 typiske kjennetegn